Boekhouding doen, hoe doe je dat?
Waarschijnlijk ben je hier omdat je met een probleem zit. Je bent eindelijk gestart met je eigen onderneming, maar loopt vast met een belangrijk onderdeel van elk bedrijf: de boekhouding.
Iedere ondernemer is verplicht om een boekhouding bij te houden. Om dit zo goed en accuraat mogelijk te doen, geef ik je in dit artikel de nodige tips & tricks. De boekhouding is namelijk niet alleen voor de Belastingdienst van belang, maar ook voor jezelf! Dit geeft je namelijk een goede indruk van hoe je bedrijf er voor staat. Hoe ziet het financiële plaatje er uit, wordt er eigenlijk wel winst gemaakt? En wat voor klanten heb je, zitten er veel wanbetalers tussen? Na het lezen van dit artikel weet jij precies hoe jij je boekhouding op een juiste manier kunt bijhouden.
1: Werk georganiseerd.
Om je boekhouding goed te kunnen bijhouden, is het om te beginnen van belang op een nette werkplek te werken. Een bureau waar facturen en documenten overal verspreid liggen zorgt voor stress, kost tijd en daarmee geld. Het is hierom de basis om te zorgen voor een goed georganiseerde werkplek. Dit geeft rust en zorgt bovenal voor een betere prestatie.
2: Digitaal bijhouden.
Ik raad het aan om de administratie digitaal bij te houden. Je kunt er dan voor kiezen om verschillende mappen te gebruiken en te ordenen op periode. Als je, zoals de meeste bedrijven, aangifte omzetbelasting per kwartaal doet, kan het praktisch zijn de boekhouding op jaartal en vervolgens op kwartaal en eventueel per maand te ordenen. Let er wel op dat je ook de documenten gescheiden houdt en de inkoop- en verkoopfacturen niet door elkaar lopen. Scan zoveel mogelijk documenten in, dus ook bonnetjes en kwitanties.
Het is wel heel belangrijk om regelmatig een back-up te maken van je hele administratie. Dit kan natuurlijk op een USB-stick, maar veel beter is om een back-up in de cloud te hebben. Niet alleen omdat dat veiliger is, maar je kunt dan altijd een back-up terugzetten, waar je ook bent.
Houd je toch liever een fysieke boekhouding bij? Ook dan is het handig verschillende ordners te gebruiken. Voor je inkoopfacturen, verkoopfacturen, bankafschriften en (indien van toepassing) kasbladen kun je allemaal een aparte ordner gebruiken. Ik adviseer hierbij om te sorteren op factuurdatum, met de nieuwste boven. Als je het handig vind kun je ook op de facturen de betaal- of ontvangstdatum vermelden.
Wil je de boekhouding ook zelf bijhouden in een boekhoudprogramma, maar vind je het lastig kiezen? Geen paniek. Bij het tabblad boekhoudprogramma’s maak je kennis met een gevarieerd aanbod en kom je er achter welk pakket het beste bij jou past.
3: Regel een zakelijke bankrekening.
Als ondernemer wil je onderscheid maken tussen zakelijk en privé. Het is hartstikke leuk om eens een bezoek te brengen aan het theater of de bioscoop, maar van een zakelijk karakter is hier geen sprake. Voor alle zakelijke inkomsten en uitgaven kun je het beste een zakelijke bankrekening gebruiken. Je privé bankrekening blijft dan ook echt privé en je hebt direct onderscheid in welke kosten er nou zakelijk of privé zijn. Vanuit je privé rekening kun je vervolgens geld overmaken naar je zakelijke rekening.
Heb je inmiddels een zakelijke rekening? Top! Betaal facturen dan zoveel mogelijk via die rekening, maar laat er ook zoveel mogelijk factuurontvangsten op binnen komen.
4: Kasboek bijhouden.
Zijn er binnen jouw bedrijf ook veel contante inkomsten en uitgaven? Zorg dan dat je een kasboek bijhoudt. Je kunt kiezen voor papieren kasbladen, maar in Excel kan je het ook bijhouden. Mijn advies zou dat laatste zijn. Een foutje op papier is namelijk zo gemaakt, en in Excel is het sneller gecorrigeerd en kun je het eindsaldo automatisch laten berekenen. Let er wel op dat je alle bonnetjes achter een kasblad toevoegt. Dit kan dus in een ordner, of door alles in te scannen en het kasboek digitaal bij te houden.
5. Urenregistratie bijhouden.
Werk jij op jaarbasis minimaal 1225 uur aan je bedrijf? Houd dan ook zeker een urenregistratie bij. 1225 uur lijkt op voorhand heel veel, maar wist je dat hier meer komt kijken dan je zou denken? Alle uren die je besteed aan je bedrijf kun je meenemen. Hieronder valt ook het doen van je boekhouding, evenals het maken van facturen en het betalen van inkoopfacturen, het volgen van een cursus of opleiding en het opruimen van je kantoor. Ook voor de urenregistratie raad ik aan om het in Excel of via een website bij te houden – en dus niet op ouderwets papier.
Waarom is het van belang een urenregistratie bij te houden? Simpel, als jij de grens van 1225 uur behaalt, kom je in aanmerking voor verschillende fiscale voordelen, namelijk de startersaftrek en de zelfstandigenaftrek. Dit kan je al met al duizenden euro’s schelen!
6. Rittenregistratie bijhouden.
Gebruik jij een auto vrijwel alleen zakelijk en rijd je op jaarbasis maximaal 500 kilometer privé? Houd dan een rittenregistratie bij. Je kan dan aan de Belastingdienst laten zien dat je geen bijtelling hoeft te betalen. Dit scheelt weer belasting.
Wat je hierbij bij moet houden is de datum, begin- en eindstand van de kilometerteller, vertrek- en aankomstadres, de route die is gereden en of het een privé of zakelijke rit betreft.
7: Maak tijd vrij.
De boekhouding is niet iets wat je steeds voor je uit kunt schuiven. Het is zelfs een heel belangrijk onderdeel van je bedrijf. Zie het dan ook als een must, en werk het liefst elke dag aan je boekhouding. Lukt het niet elke dag? Probeer dan voor jezelf vaste dagen of tijdstippen in een week in te plannen. Wanneer je de boekhouding met regelmaat bijwerkt, geeft het je een goede indruk van hoe het nu eigenlijk gaat met je onderneming.
8: Laat je boekhouding controleren.
Vind je het lastig om je boekhouding bij te houden of heb je twijfels of je het wel goed doet? Je kunt overwegen om je boekhouding door een ervaren administratie- en advieskantoor te laten doen, of om te laten controleren. Met meer dan 20 jaar ervaring ben je bij AMV Hoorn hiervoor aan het juiste adres.
In toekomstige artikelen kom ik nog terug op bovenstaande punten. Heb je vragen over deze blogpost of advies nodig? Laat dan een reactie achter.